Product Introduction

数字档案馆

产品综述

众城遵循为推进档案信息化建设，为生产经营科研服务的基本原则，满足国家档案局对建设数字档案馆的要求和规范，融入知识管理，符合设计行业对档案的验收标准。针对企业在档案业务管理过程中收集、整理、保存、利用、编研、统计及盘点等方面，满足企业档案规范管理、知识管理和服务的需求。实现业务系统集成化、档案资源数字化、档案业务自动化、档案利用智能化、业务管控信息化。

档案管理

档案收集

数字档案馆支持多种收集方式：

自动采集：实现与OA系统、经营管理、设计项目管理、总承包管理、协同设计及图纸出版等系统的集成，实现在线移交;

移交单采集：手动填写入库单，审批后进入档案库，同时支持批量导入的方式，纸质文件可通过条形码对应扫描挂接电子档案入库;

离线客户端移交：根据工程项目进行现场离线档案收集并移交档案馆;

档案保存

方便快捷的功能进行整理、著录，入库保存，实现对数字档案的长久安全保存。

从安全机制上考虑，数字档案馆实现对电子档案的数字水印、文件加密，采用应用服务器、数据库、文件服务器以及备份服务器的支持，通过SSL安全套接层协议，实现服务器间数据安全传输。

从本地数据保存上考虑，数字档案馆的结构化数据存储到数据库中，包含目录数据库与内容元数据库，同时电子档案数据保存在本地文件服务器上;

从异地灾备方面考虑，系统提供定时自动备份数据库与电子文件到异地服务器，确保本地服务器受到不可预料灾难时实现数据与文件的恢复。

实物档案主要管理并收集企业内所获得的荣誉、奖杯、奖状、奖章、奖品、奖牌、证书、锦旗等带有物品，同时也包含其他各类型档案的纸质文件存储到档案库，用于长期保存或借阅;数字档案馆采用3D技术，实现库房三维立体展示;集成温湿度测量仪，自动采取应对措施;应用RFID技术，实现自动出入库管理。

鉴定及处置

定期对已到保管期限的档案进行鉴定。经档案鉴定委员会鉴定，仍需继续保存的档案重新划定保管期限;对保管期限满确无保存价值的档案应登记造册，填写销毁清册，经企业法定代表人批准后进行监督销毁。

主要功能包含：档案到期提醒、档案鉴定、鉴定延期、档案销毁审批、档案销毁清册等功能。

档案统计

统计分析包含以下三方面的内容：

档案监控跟踪：未归档情况统计、工程(原始)档案归档账簿等，档案部门起到监督、监控的作用，确保档案资源收集的真实、准确、完整;

档案管理部门内部工作统计：档案收进情况统计、档案库存量统计、档案人员工作量统计等，统计情况反映一段时间档案部门内的工作情况;

档案利用情况统计：档案浏览统计、档案借阅统计、档案下载统计等，形成档案利用排名榜。

档案编研

档案人员根据利用率高的档案文件进行分析、整理，以库藏档案为基础，对档案信息进行分类汇总，形成专题汇编，如规章制度汇编、专题文件汇编等，满足日常运转、业务管理、生产经营、技术开发等工作活动，促进形成企业自己的知识库体系，将成果更好的共享和利用。

档案年报

按照国家档案局标准年报样式生成档案年报，自动统计档案室人员基本信息、年度经费投入、室存档案、移交档案、销毁档案、档案编目情况、年度利用情况等信息。

档案利用

数字档案馆提供强大且灵活的查询功能，借阅人通过快捷检索入口，实现对档案结构化数据与非结构化数据的检索利用，检索方式包括：全文检索、分类检索、关键字检索、地形图可视化检索、项目地图可视化检索等。

档案信息分级管理、分级授权，针对检索结果进行权限控制，支持在线浏览、借阅、下载等操作;未授权档案可在网上申请审批进行浏览、借阅、下载，申请有时间限制，到期后权限自动收回;实现纸质档案的借阅登记、归还、续借、催还等功能，档案管理人员及借阅人可以随时查看自己逾期未还的档案，可定期自动或手动发起归还消息; 同时针对检索利用功能，数字档案馆支持移动端查询功能。

同时数字档案馆嵌入知识管理，根据设计人员当前的工作任务，可自动推送相关的档案知识、参考设计规范、图纸以及常见问题，给设计人员提供了便利，同时极大提高了设计质量。

档案管理

档案管理实现对设计成品档案、工程总承包档案、工程原始档案、科研项目档案、招投标档案、设备档案、声像档案、文书档案、合同档案、实物档案、会计档案、图书与技术标准、测绘成果等多门档案的分类管理，建立标准、规范的档案管理体系，实现各类型档案的规范化、自动化、 智能化管理。

档案管理支持档案多全宗管理，提供档案无限层级编目结构，支持自定义维护及动态结构树展示;系统提供新建、编辑、删除、移动、自定义排序、电子文件上传功能，同时支持纸质版条形码或二维码扫描，自动挂接匹配的条码一致的电子文件归档;实现电子文件版本管理，归档文件发生变化，自动保存版本，保证查询到最新版本，同时可查阅历史版本记录。

档案管理提供著录模板实现高效编目、自动组卷、拆卷、装盒、打印脊背、生成目录及备考表等功能，满足企业级及项目级管理需求，提高档案管理人员的工作效率;

支持档案管理人员对档案信息的日常维护管理，记录操作过程日志，实现日常操作可追溯。

系统集成

数字档案馆提供以工程项目档案管理为中心的解决方案

数字档案馆提供标准化接口，与CAD设计平台、设计项目管理系统、出版系统、综合办公系统、经营合同、公文系统等无缝整合，实现电子文件及元数据信息自动推送到档案馆，同时将系统中形成的开工单、项目计划、提资单、校审单、变更单、会议纪要、设备清单、合同文本、收发文要等原始资料，自动转换为PDF文件格式，连同过程资料一起移交档案馆。进行验证归档、整理、保存、利用等全周期管理。实现工程项目的多维度分析、展示、利用，形成以工程项目为核心的项目知识库。

数字档案馆建立了工程(原始)档案归档账簿管理，可实时监控各工程档案归档情况，定期或手动给未归档人员发起提醒，保证各工程档案信息归档的完整性、即时性。

元数据管理

众城档案元数据管理，遵循国家档案行业标准DA_T57-2014《档案关系型数据库转换为XML文件的技术规范》、DA/T48-2009《基于XML的电子文件封装规范》，利用统一的标准规范，将档案的结构化数据与非结构化文件，按照档案信息报(AIP)模型进行封装，维护文件与其元数据的完整性、真实性，保证档案数据的独立性。不依托于任何业务系统，也不依托于任何档案系统，致力于更科学的档案管理。

元数据能协助数字档案馆构建信息检索机制。元数据具有动态跟踪功能，能够即时动态的获取电子文件管理的各项信息。在数字档案馆的海量信息库中，借助元数据，可以快速发现并获取特定的信息单元。

元数据能维护信息的识别和读取。电子文件所携带的元数据信息可以完整的记录电子文件的原始状态，能够系统的映射出电子文件的信息内容、背景和结构等;还能够映射出电子文件的生成环境和行政管理环境。只有在获取对象的同时也获取这些元数据信息，被检索到的数据单元才是可理解的、刻度的。

元数据能保障电子文件的真实性和凭证性。元数据系统能够跟踪记录电子文件从产生那一刻起的载体、设备及所用技术的变迁史以及使用干预该文件的整个历史过程，即不论载体、设备、技术如何更新换代，不论使用者、使用人数的多少都全部作为历史数据保存下来，记录备案。